Een bezoek van de Japanse keizer staat niet elke dag op de agenda. Kennisinstituut Deltares in Delft werkte maandenlang toe naar de komst van keizer Naruhito en koning Willem-Alexander. “Alles moest tot in detail worden geregeld.”

Al voordat de keizer woensdagmiddag arriveert in Delft, is duidelijk dat het geen alledaags bezoek gaat worden. De Koninklijke Marechaussee, politiehonden en het Team Explosieven Veiligheid (TEV) voeren uitgebreide veiligheidscontroles uit op het terrein van Deltares.

Ook voor medewerkers en journalisten gelden strikte regels. “Een afstand van minimaal vijf meter van de keizer is heel belangrijk”, vertelt communicatieadviseur Roeli Suiker van Deltares. Daarnaast mag de keizer niet van achteren worden gefotografeerd of gefilmd. Ook filmen in de auto van de keizer is verboden.

Medewerkers van het kennisinstituut die geen rol hebben tijdens de rondleiding, zijn verplicht binnen in het kantoor te blijven. Een aantal probeert via de ramen alsnog een glimp op te vangen van de Japanse keizer en koning Willem-Alexander.

Twee maanden voorbereiding
Twee maanden van tevoren werd Deltares geïnformeerd over het bezoek. “We hebben echt alles op alles gezet om goede voorbereidingen te treffen. Logistiek, woordvoering met journalisten en de plekken waar iedereen kon staan. Alles moest tot in detail worden geregeld”, vertelt Suiker.

Of deze regels uit respect of veiligheidsredenen er zijn, blijft onduidelijk. Ze kwamen van de Japanse ambassade, die op haar beurt weer contact had met Tokio. Vertegenwoordigers uit Japan bezochten Deltares meerdere keren voorafgaand aan het bezoek.

“Een keer kwamen ze zelfs met ongeveer veertig mensen langs om de hele route door te lopen. Alles werd bekeken. Van waar de gasten binnenkomen tot aan de locatie van het toilet.”

Geïnteresseerde keizer
Tijdens het bezoek kreeg wetenschappelijk directeur Bregje van Wesenbeeck de kans om een presentatie te geven aan de keizer en zijn delegatie.

“Het was heel leuk om te doen en echt een eer. Ik vond de keizer enorm geïnteresseerd.” Volgens Van Wesenbeeck luisterde de keizer aandachtig naar haar presentatie over de aanpak van water door beide landen. “Je ziet aan iemand of iets goed valt. Ik had het idee dat hij de Japanse voorbeelden echt herkende.”

Zenuwachtig
Voorafgaand aan haar moment op het podium bleven de zenuwen niet uit. “Ik denk dat iedereen zenuwachtig is bij dit soort momenten, naast de sprekers ook de organisatoren. Maar een beetje zenuwen is goed, want dan blijf je scherp.”